Boukje Keijzer is ontregeldeskundige en auteur van het boek ‘De regels en de rek’. Ze is al jaren gefascineerd door de regeldruk die in sommige sectoren van bovenaf wordt opgelegd. ‘Natuurlijk zijn regels er niet voor niets. Ze zorgen voor waarden die we belangrijk vinden in de maatschappij. Toch zie ik ook dat een teveel aan regels voor frustratie op de werkvloer zorgt. Er komen alleen maar meer regels bij. We zijn erin doorgeschoten, vind ik. Veel zaken worden op een te bureaucratische manier afgehandeld, met protocollen, formulieren en afvinklijstjes. Hierdoor is er voor de medewerker veel te weinig ruimte.’

Vertrouw op de echte werkelijkheid

Ook de kinderopvang wordt volgens Keijzer bedolven onder protocollen en regels. ‘Sommige kinderopvangorganisaties zijn heel erg gefocust op hygiëne. Heel goed, maar dat kan ook te ver gaan. Bijvoorbeeld als pedagogisch professionals iedere dag met een checklist moeten werken om te noteren wat er wanneer is schoongemaakt. Met dergelijke afvinklijstjes zeg je eigenlijk dat je meer vertrouwt op papieren verslagen dan op de echte werkelijkheid. Hygiëne is belangrijk en dat weten pedagogisch professionals zelf ook. Vertrouw erop dat het gebeurt. Het kan frustrerend zijn om iedere dag met die lijst bezig te zijn. Dan blijft er weinig tijd over voor de kinderen.’

Waarom moeten we al die rapportages schrijven?

Hoe je ruimte tussen al die opgelegde regels creëert, legt Keijzer graag uit. ‘Als leidinggevende is het belangrijk om echt te zien waar pedagogisch professionals tegenaan lopen. Wat kost heel veel tijd op een werkdag en waar worden mensen chagrijnig van? Misschien moeten pedagogisch professionals ontzettend veel over de kinderen bijhouden. Ellenlange rapportages schrijven en deze vervolgens bespreken met ouders. Op zich is dit goed, zodat je in de gaten kunt houden hoe het met de kinderen gaat. Aan de andere kant nemen dergelijke zaken ontzettend veel tijd in beslag. Vooral omdat je als pedagogisch professional ook veel andere dingen moet doen.’

Jezelf vragen stellen

Volgens Keijzer is het belangrijk om jezelf als leidinggevende altijd het volgende af te vragen: ‘Wat proberen we met deze protocollen te regelen? Zijn al die formulieren wel een toevoeging? Of zorgen ze voor meer druk en stress op de werkvloer? Regels zijn vaak instrumenten om gedrag te sturen, maar daar zijn ook minder omslachtige manieren voor. Natuurlijk wil je er op tijd bij zijn als het niet goed gaat met een van de kinderen. Maar heb je daar een lange rapportage voor nodig? Kan het niet met minder vragen bijvoorbeeld? Of kunnen die rapportages steekproefsgewijs gedaan worden en niet bij ieder kind? Durf elkaar te vertrouwen dat het goedkomt. Professionals weten zelf heel goed hoe het met de kinderen op de groep gaat. Daar hebben ze geen formulier voor nodig.’

Zijn we er om ouders te pleasen?

Ook die verhaaltjes die in de app worden geschreven, zijn volgens Keijzer zeer tijdrovend. ‘We hebben ouders er lange tijd enorm mee verwend. Leuk hoor, maar pedagogisch professionals hebben er soms een halve dagtaak aan. Je schept hierdoor veel te hoge verwachtingen bij ouders. Ik zou zeggen: schrijf alleen een berichtje als het relevant is. Als het kind voor het eerst gaat kruipen of een spelletje doet wat hij gisteren nog niet kon bijvoorbeeld. Anders ben je als professional de hele dag alleen maar content aan het maken. Voor wie doe je dat en met welke functie? Je doel is de ontwikkeling stimuleren en niet het pleasen van ouders.’

De regels veranderen, dat mag toch niet?

Keijzer helpt leidinggevenden graag met het ontregelen van hun organisatie. Toch zijn sommige managers daarin nog terughoudend. ‘Ze zien vaak beren op de weg die er niet zijn. Een veel gehoord argument is: ‘’Ja, maar als we het op deze manier aanpakken, dan wil de andere locatie dat ook.’’ Mijn reactie is dan vaak: “Ja geweldig toch!’’ Als er een snellere of makkelijkere manier is om iets te doen, dan wil je toch dat de andere locaties dat ook gaan hanteren? Zonder precedent, geen innovatie.’

De GGD

Daarnaast denken veel leidinggevenden volgens Keijzer dat sommige regels verplicht zijn vanuit de GGD. ‘Dat is een aanname. Voer eens een gesprek met de inspecteur als hij of zij langskomt en kijk wat er mogelijk is. Misschien staat de gemeente open voor een andere werkwijze. Vaak is dat wel het geval en kun je veel meer ruimte tussen de regels nemen zonder de essentie van die regels geweld aan te doen. Kijk ook eens hoe andere organisaties dit doen. Hoe gaan zij bijvoorbeeld om met schoonmaaklijsten en kindrapportages? De ene kinderopvang is daar veel flexibeler in dan de andere. Natuurlijk ligt het ook heel erg aan het beleid en de visie die je wilt uitdragen. Je wilt kwaliteit leveren. Toch denk ik niet dat je dat doet door iedere beweging van het kind te volgen en je te focussen op schoonmaaklijsten.’

Pedagogisch professionals weten wat werkt

Volgens Keijzer is het belangrijk om pedagogisch professionals te betrekken bij het aanpassen van de regels binnen de organisatie. ‘Zij staan iedere dag op de groep en weten als geen ander wat wel en niet werkt. Ze voelen zelf heel goed aan wanneer ze iets doen wat weinig nut heeft. Laat hen dan ook merken dat wat zij vinden ertoe doet. Misschien denken ze namelijk dat het niet hun taak is om alternatieve oplossingen te bedenken. Wanneer je naar elkaar luistert kun je samen tot de conclusie komen dat sommige protocollen niet meer werken en een andere -minder tijdrovende- manier meer effect heeft. Er is vaak veel meer mogelijk dan je denkt en je kunt daarin zelf het verschil maken.’