In 2021 is een nieuwe Code Goed Toezicht verschenen van de VTOI-NVTK. Dat zijn de verenigingen voor toezichthouders in het onderwijs én in de kinderopvang. Het doel van de Code is ondersteuning voor de dialoog binnen de raad van toezicht en met het bestuur. Geen afvinklijstje, maar juist het gesprek voeren over “hoe houden wij toezicht”.
De Code is geen wetgeving, maar voor leden van de VTOI-NVTK wel richtinggevend. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de toepassing van de Code. Inmiddels is deze Code ‘geland’ in beide sectoren. De VTOI-NVTK geeft er veel aandacht aan tijdens cursussen, seminars en dergelijke.
Deze nieuwe code is een logisch vervolg op de Code Goed Bestuur, die zich vooral richt op goed bestuur. In de nieuwe code staan 7 principes voor Goed Toezicht. Wij lichten ze voor u toe. Bij ieder van de 7 principes staan vragen. Aan de hand hiervan kunt u in kaart brengen wat belangrijke attentiepunten zijn voor uw kinderopvang.
Wat zijn de 7 principes
De Code is gebaseerd op de 4 kernwaarden van de VTOI-NVTK: integriteit, maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid, verbinding en professionaliteit. Op basis van deze kernwaarden zijn 7 principes voor Goed Toezicht geformuleerd:
- Legitimiteit en compliance;
- Maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid;
- Integriteit;
- Transparantie en openheid;
- Interne en externe verbinding;
- Professionaliteit, professionalisering en lerend vermogen;
- Verantwoording.
1. Legitimiteit en compliance
Uiteraard gaat het bij dit principe om de naleving van de wettelijke voorschriften voor het toezichthoudend orgaan. Zoals het goedkeuren van de jaarrekening, de begroting, strategische beleidsplannen en dergelijke.
Maar dit principe gaat verder. Het vraagt een reflectie op de eigen statuten en reglementen. Staan daarin alle taken die er in moeten staan voor de raad van toezicht? Een regelmatige beoordeling of evaluatie vanwege veranderende wetgeving of maatschappelijke ontwikkelingen is nodig.
Een concrete aanleiding was in 2021 de invoering van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen.
Wanneer zijn uw statuten en reglementen voor het laatst tegen het licht gehouden? Hoe vaak beoordeelt de raad van toezicht deze documenten?
2. Maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid
Toezichthouden is een maatschappelijke opdracht. Hoe dat concreet wordt ingevuld en vanuit welke waarden toezicht wordt gehouden, staat in een toezichtvisie. Dat vraagt afstemming met het bestuur. Goed toezicht en goed bestuur zijn complementair aan elkaar.
Goed toezicht houden begint dus met een toezichtvisie. Dat is niet een document dat eenmaal geschreven wordt en daarna in de lade verdwijnt. Nee, de toezichtvisie dient periodiek geëvalueerd te worden. Bijvoorbeeld eens per 3 á 4 jaar.
In het onderwijs is een toezichtvisie in de achterliggende jaren ingeburgerd. Bij kinderopvangorganisaties ligt dit nog niet altijd vast. Hoe is dat bij uw organisatie?
Een logische volgende stap is een toezichtkader. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
• thema’s waarop de raad van toezicht de focus legt,
• de criteria die de raad van toezicht hanteert bij het toezichthouden,
• rapportages die de raad van toezicht wenst te ontvangen en
• de frequentie daarvan.
Thema’s zoals financiële ontwikkeling, personele kengetallen en bezetting van de kinderopvanglocaties zijn vanzelfsprekend. Maar hoe houdt u toezicht op de kwaliteit? De oudertevredenheid? Ook het toezichtkader is een document dat u in samenspel met het bestuur opstelt en periodiek evalueert.
Hoe organiseert de raad van toezicht deze taken? Doet de voltallige raad dit of maakt u gebruik van commissies binnen de raad? Een financiële (of audit-)commissie en een remuneratiecommissie zijn gemeengoed. Gesprekken tussen een kwaliteitscommissie en het bestuur kunnen zorgen voor eye-openers.
Hoe vult raad van toezicht haar maatschappelijke verantwoordelijkheid in?
3. Integriteit
Toezicht houden werkt van uit vertrouwen. Uiteraard dienen toezichthouders onafhankelijk van het bestuur te opereren. Maar bestuur en toezicht zijn gericht op samenwerking. Die is gebaat bij een open aanspreekcultuur. Daarnaast dienen toezichthouders zorgvuldig, betrouwbaar en integer te handelen.
Hoe maakt u het thema integriteit bespreekbaar? Binnen de raad kan dit door te reflecteren op het eigen handelen. Dat kan door een rondje aan het eind van iedere vergadering van de raad van toezicht. Maar ook eenmaal per jaar tijdens de zelfevaluatie.
Een belangrijk risico is ook mogelijke belangenverstrengeling. Denk bijvoorbeeld aan nevenfuncties bij partijen waarmee zaken gedaan (kunnen) worden, of bij politieke of lobby-organisaties. Het is aan te raden om minimaal eens per jaar hierop te reflecteren en mogelijke risico’s te bespreken.
Daarnaast adviseren wij om voor het aanvaarden van een nevenfunctie die voor te leggen aan het bestuur en de andere toezichthouders.
Ook het bespreken van het thema integriteit met het bestuur en het medezeggenschapsorgaan is een taak voor de raad van toezicht.
Staat het onderwerp integriteit voldoende op uw agenda?
4. Transparantie en openheid
De besprekingen van het toezichthoudend orgaan vinden plaats binnen de beslotenheid, de vertrouwelijkheid van de raad. De notulen van de raad van toezicht hoeven dus niet op straat te liggen. Wel is de raad van toezicht transparant over het eigen handelen. Dus de manier waarop men toezicht houdt. Het wordt aanbevolen om de toezichtvisie en het toezichtkader te publiceren op de website en in het jaarverslag.
Toezichthouders moeten openstaan voor signalen van binnen en van buiten de organisatie. Aanspreekbaarheid draagt bij aan een open en veilig klimaat binnen uw organisatie. Een toezichthouder is uiteraard geen klachtenfunctionaris. Maar een goede antenne voor ontwikkelingen bij personeel en bij ouders is van belang. Het bezoeken van locaties om “sfeer te snuiven” kan daaraan bijdragen.
In het kader van dit principe is de procedure voor de werving, selectie en (her)benoeming van bestuurders en toezichthouders ook van belang. U dient te voorkomen dat bestuur en toezichthouders de schijn van een “old boys network” krijgen. De raad van toezicht heeft hierin een voorbeeldfunctie. De “tone at the top” is bepalend voorhoe transparant en open de organisatie als geheel is.
Hoe transparant en open is uw raad van toezicht?
5. Interne en externe verbinding
Een toezichthouder heeft een integrale verantwoordelijkheid. Dat vraagt verbinding met alle interne en externe belanghebbenden. De lijst met belanghebbenden kan lang zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
• het bestuur,
• de medewerkers,
• de ouders en hun kinderen,
• het medezeggenschapsorgaan.
• gemeente(n),
• onderwijsinstellingen,
• bedrijfsleven.
De wijze waarop de raad van toezicht verbinding zoekt met belanghebbenden, wordt afgestemd met het bestuur. Maar de raad van toezicht kan het niet volledig delegeren aan het bestuur.
Hoe laat de raad van toezicht zich informeren door belanghebbenden?
Het kan een idee zijn om periodiek belanghebbenden als gast in uw vergadering uit te nodigen. Bij onderwijsinstellingen wordt hiermee al enige tijd geëxperimenteerd. Ook voor kinderopvangorganisaties kan dit een frisse blik geven. Bijvoorbeeld door een locatieleider een presentatie van zijn/haar locatie te laten geven of door een extern specialist zoals een accountant uit te nodigen.
6. Professionaliteit, professionalisering en lerend vermogen
Professionaliteit is een kernwaarde voor toezichthouders. Dat begint bij de werving en selectie van toezichthouders. U werft deze op basis van expertise. Dat vraagt een visie op welke expertise nodig is. Maar expertise dient ook bijgehouden te worden. De VTOI-NVTK organiseren hiervoor diverse cursussen en seminars Het vraagt ook bijhouden van ontwikkelingen in de sector. Wij adviseren om jaarlijks de opleidingsbehoefte in kaart te brengen.
Een ander punt bij dit principe is rolvastheid. Een toezichthouder is geen bestuurder. Ga dus niet op de stoel van de bestuurder zitten. Dit kan een risico zijn bij toezichthouders die ook bestuurder (van een andere organisatie) zijn. Maar een lid van de raad van toezicht kan verschillende rollen hebben. Denk bijvoorbeeld aan de werkgeversrol ten opzichte van het bestuur in de remuneratiecommissie of financieel klankbord in de auditcommissie.
Een belangrijk instrument om de professionaliteit te bewaken is de jaarlijks zelfevaluatie: een reflectie op het eigen handelen en dat van de andere leden van de raad. Wordt dit jaarlijks gehouden? En wat wordt hiervan vastgelegd?
Daarnaast stelt de Code Goed Toezicht om dit eenmaal per 4 jaar onder leiding van een onafhankelijke externe begeleider te laten plaatsvinden. Een collegiale visitatie kan blinde vlekken binnen de raad aan het licht brengen.
Waar liggen de behoeften voor professionalisering binnen uw raad van toezicht?
7. Verantwoording
Dit laatste principe betreft de verantwoording van de raad van toezicht. Namelijk door middel van het jaarverslag en op de website. Een jaarverslag van de toezichthouders kan voor kinderopvangorganisaties nieuw zijn. Binnen onderwijsinstellingen heeft hierin de achterliggende jaren een ontwikkeling plaatsgevonden.
Omdat de Code Goed Toezicht voor onderwijsinstellingen én kinderopvangorganisaties geldt, kan het inspirerend zijn om uw jaarverslag te vergelijken met die van een onderwijsinstelling in de buurt.
Duidelijk is dat de raad van toezicht zich niet kan beperken tot enkele regels. Feitelijk dient de raad verantwoording af te leggen over alle 7 principes. Namelijk hoe heeft de raad van toezicht hieraan invulling gegeven.
Welke toegevoegde waarde levert dit voor uw kinderopvangorganisatie?
Wat is ons advies
Mogelijk is het beantwoorden van de vragen voor uw kinderopvang niet zo eenvoudig. En de gevolgen kunnen dan groot zijn.
Het is voor u natuurlijk geen dagelijkse kost. Maar voor ons wel. Als accountants zien wij veel jaarverslagen, ook van raden van toezicht. Wij zijn graag bereid mee te denken. Zowel over uw jaarverslag als over de invulling van de maatschappelijke opdracht als raad van toezicht. Neem gerust contact met ons op.
 |
Drs. Leon van der Vliet RA lvdvliet@vanreeacc.nl Tel. 078-3033034 |
